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常务副校长  李志祥 

〖第 679期 档案馆建馆十周年专刊〗

    档案是学校办学的重要资源。档案工作的重要性体现在学校各项工作中。比如，每年上级会有各种各样的检查，如果按学校档案馆的归档要求，做到依法归档，那么上级部门来检查时，我们就有据可依，这就维护了学校依法办学、依法行政的严肃性。
    实际上，学校在建设与发展过程中，会形成各种各样的档案。这些档案，都应归到档案馆去。例如，学校在拆建过程中，凡重要的房产、地产、地下管网和新建的设施，以及固定资产档案，都应按要求及时归到档案馆去。又比如，重大科研项目，必须按照上级有关国防项目的管理要求来管理。要随着科研项目的进程实行过程管理，做到分阶段、分节点及时归档。在学科建设、重点实验室建设过程中会产生很多带有原创性知识点性质的材料，这些都是档案管理的重要内容。
    随着国家“十一五”计划实施，我校旧楼改造将随着国家投资的增加而增多，在拆旧建新中，凡重要的实验场所、实验设备的照片档案，都应保存下来。档案馆留下这些图片和资料，就保留了学校的发展历史。各部门负责人要像当家人一样，对凡是应该保留下来的东西，都要把它们保留下来。按《档案法》的要求、按照学校档案管理的规定，做好部门档案工作。
    随着形势发展，各方面对学校管理的要求也越来越多。比如，学生贷款、一卡通、学生就业等等工作，都需要配备一定的人员，都从现有编制中解决也是不科学的。类似这样的问题可以从实际出发，做到专职人员必须有，其余设兼职岗位。谁多干，酬劳就加给谁。兼职档案员也应是这种性质的。 兼职档案员的作用非常重要。学校虽然没有这个编制，但档案工作有这个要求。因为很多档案产生于基层，只有基层部门完整无漏的把材料收集起来归档，档案馆才能通过管理来让档案发挥作用。所以兼职档案员在档案的收集、整理、归档方面要发挥重要的作用。学校要加强兼职方面的工作，要明确兼职档案员的岗位职责和内部管理体制挂钩。
    今后，一是要提高对档案工作的认识。认识到档案是学校管理要素中的重要内容。档案管理确实是看得见、摸得着的重要管理内容，大家应该积极、主动地管理好各部门档案工作，在学校党委、行政的领导下，档案意识得到逐步提高。上级单位几次对我校档案工作的检查，实际都是对我校档案工作的一种促进。二是，学校还要不断地为档案管理创造条件，利用现代化科学技术进一步做好档案管理工作，提高档案管理现代化水平。这不仅仅是把铁皮柜换成密集架。在电子文件的管理方面，档案馆、图书馆、院系资料室要与世界上相关的窗口联起来。档案管理要考虑如何利用现代化手段把档案的利用工作搞上去，发挥作用。
    在“九五”、“十五”期间，我们学校利用学科建设来加强内部实力方面积累了丰富的经验。这方面材料值得收集。在“十一五”期间、“985”二期，学校将加强档案馆的建设，利用现代科学技术来提升档案管理的水平。我们也要通过现代化手段把档案资料积累下来。档案管理要加强过程管理。下一步学校要在这方面投入一些力量和经费，加强档案建设，但最重要的还是要做好“归档”这项基础工作。